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Organización y productividad: mi método (parte VI)

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¿Cómo empezar?

Ya estás convencido de usar un método, y quieres ponerlo en práctica, ¿qué necesito? ¿cuándo empiezo? Creo que no hay ninguna razón para no empezar YA. Solo necesitas:

  1. Crear 3 archivos de texto: “Inbox”, “Lista de tareas” y “Lista en espera”
  2. Crea una hoja de cálculo con las columnas que necesites para el TimeTracking. A mí me basta con “Día”, “Hora inicio”, “Tiempo total”, “Proyecto”, “Nº de tarea” y “Descripción”.
  3. Configura las notificaciones de tu gestor de calendarios (Google Calendar o similar).
  4. ¡Y sigue tu propio método!

Este es el último artículo de la serie. Si sirvió para que alguien mejore su productividad, con estas u otras ideas, habrá merecido la pena. Si tenéis ideas que aportar no dudad en dejar un comentario.

Aquí tenéis el índice completo de entradas:

  1. Introducción.
  2. Los principios del método: requisitos y los 4 mandamientos.
  3. Las 3 fases.
  4. Implementación del método.
  5. Time Tracking
  6. ¿Cómo empezar?

Written by Recacha

16 septiembre 2012 at 6:00

Organización y productividad: mi método (parte V)

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Time Tracking

Si trabajas en uno o varios proyectos, es probable que tu empresa quiera llevar un control del tiempo dedicado a cada tarea. Esto reporta una información muy importante, y en ocasiones se minimiza su valor porque la calidad de los datos no es buena, aunque no es el objetivo de este apartado enumerar las bondades del time tracking.

Desde el punto de vista de los trabajadores, a la hora de imputar horas en tareas, a menudo se encuentran con la obligación de recordar qué tareas realizaron los últimos días y cuánto tiempo dedicó a cada una. Salvo privilegiadas excepciones, nuestra memoria nos jugará malas pasadas y dependiendo del caso, la información reportada será muy poco precisa o incluso errónea.

Apuntar antes de empezar

Para mí, la clave está en registrar qué tarea se va a hacer justo antes de empezar. Cualquier momento posterior puede ser tarde para recordar a qué hora comenzaste a hacer cada cosa. Al principio cuesta un poco acostumbrarse, pero es una dinámica que se adquiere a los pocos días. Si estoy haciendo algo y, por el motivo que sea, cambio de tarea, anoto la hora y la tarea que voy a comenzar, y ya puedo centrarme en ella al 100%. Cuando esto se convierte en un hábito, tu mente no te deja empezar nada si no lo has registrado.

Herramientas de Time Tracking

Existen multitud de programas para controlar el tiempo. Yo he probado muchos, pero ninguno me gustó del todo. Al final, el más práctico en mi caso ha sido una simple hoja de cálculo con las siguientes columnas:

  • Día: solo pongo el día en la primera tarea que empiezo cada día, el resto lo dejo en blanco y asumo que es el mismo día que el anterior
  • Hora inicio
  • Tiempo total: lo dejo vacío hasta que llegue la hora de imputar o cerrar el informe de horas
  • Proyecto: Si trabajas en más de un proyecto, se indica en cual.
  • Nº de tarea:  Si la tarea que haces tiene asociado un número y te resulta útil registrarlo, es el momento de indicarlo.
  • Descripción: Explicación clara y concisa de la tarea que empiezas (por ejemplo: “Reunión con Carlos”, “Análisis del modelo de datos”, etc).

La hora de fin viene determinada por el comienzo de la siguiente tarea, o si es la última que se realiza en el día, añado una línea solo con la hora de salida.

De cualquier forma, como en todo, la mejor herramienta es aquella con la que te sientes cómodo y te resulta fácil y agradable, lo importante es usarla en el momento oportuno y para ello debe estar siempre a tu disposición. Para evitar que se me olvide, yo hice que se abriese automáticamente mi hoja de cálculo TimeTraking al iniciar el ordenador.

Practicidad

Al final uno no debe obsesionarse con registrar al minuto cada cosa que haga, o registrar tareas insignificantes. Dependerá de cada caso si necesitas más o menos precisión, pero normalmente basta con un redondeo a 5 minutos. Sobre el tiempo de descanso, hay organizaciones que prefieren que se incluyan en las imputaciones y otras no. Si son descansos cortos (menos de 5 minutos) normalmente basta con no anotar nada y que forme parte de la tarea que estabas haciendo; si son largos (desayuno, almuerzo, etc) yo suelo anotarlos como una tarea más, con su hora de inicio. A la hora de imputarla, se sigue el criterio especificado por la empresa: repartirlo entre otras tareas, imputarlo como tiempo no trabajado, etc.

Written by Recacha

09 septiembre 2012 at 5:00

Organización y productividad: mi método (parte IV)

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Implementación del método

En artículos anteriores hemos visto qué es eso del método, qué requisitos debe cumplir, y por qué fases pasa. Algunos de los que se adentran en el mundo GTD, se pierden en la implementación del método. Desde mi punto de vista es un error muy común dejarnos llevar por la última herramienta online que te permite gestionar tareas (a lo Remember the Milk) o esa aplicación para el smartphone tan atractiva y que hace tantas cosas.

Mi implementación asume que se tiene un ordenador como herramienta principal de trabajo; si no es tu caso y lo quieres aplicar, tendrás que adaptarlo a tus necesidades. Suponiendo que se disponga de él, recomendaría que se olvidase en un principio de todas las aplicaciones que comenté antes, y se empezase con archivos de texto. Al menos en mi caso, tras probar muchos de los gestores de tareas más populares, he acabado siempre en el documento de texto. Me da esa agilidad que nunca llegué a tener con otras herramientas. En mi caso, uso lo siguiente:

  • Bandeja de entrada: inbox.txt + un espacio en la mesa del tamaño de un folio
  • Lista de tareas: tareas.txt
  • Lista en espera: en_espera.txt
  • Calendario: Google Calendar

Bandeja de entrada

Lo más importante es tenerla tan a mano como sea posible. El archivo inbox.txt es el primero que abro al encender el ordenador (de hecho lo programé para que se hiciese automáticamente junto con tareas.txt y en_espera.txt). Cuando me llega una tarea que hacer, lo apunto ahí sin más, al final de la lista, sin ningún orden. Una nueva línea para cada tarea, por insignificante que sea.

Por otro lado, la bandeja de entrada física estará destinada a los documentos, folletos, notas, libros, etc que nos lleguen. Si no tienes la típica caja de plástico, es suficiente con reservar un sitio en la mesa que solo servirá para poner ahí las cosas que te llegan.

Lista de tareas

Tiene el mismo formato que la bandeja de entrada: cada línea una tarea. En este caso el orden sí importa: suelo tener en primer lugar las que tengo que hacer antes, pero sin obsesionarme por ordenarlas, simplemente las importantes por arriba, el resto después.

Lista en espera

Nuevamente otro archivo de texto, en cada línea una tarea delegada e información básica sobre la misma si fuese relevante: fecha en que lo delegué, a quién lo delegué y qué medio usé para ello (email, teléfono, etc).

Calendario

Yo uso Google Calendar porque llevo años haciéndolo y su uso me resulta intuitivo y natural. Es muy potente, y se le puede sacar mucho partido, pero si eres de los de agenda de toda la vida, no hay necesidad de cambiarla. Solo hay que tener un calendario, del tipo que sea, siempre dispuesto para añadirle citas.

Y realmente no se necesita nada más, aunque es en muchos casos necesitaréis guardar un registro de lo que hacéis. En la próxima entrega hablaremos de eso, del Time Tracking.

Written by Recacha

02 septiembre 2012 at 5:00

Organización y productividad: mi método (parte III)

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Las 3 Fases

A los conocedores del método GTD, las 3 fases que sigo en mi sistema de organización les resultarán familiares.

Fase 1: Recopilar

Como no queremos que ninguna tarea pendiente esté en nuestra cabeza, cualquiera que sea la forma en que nos lleguen las nuevas cosas que hacer, debemos tener un sitio donde soltarlo inmediatamente, olvidarnos, y seguir con lo que estuviésemos haciendo. Es la bandeja de entrada. De momento hablaré de la bandeja de entrada como concepto, más adelante me centraré en la implementación.

Los medios más frecuentes para que nos lleguen tareas son el teléfono, el correo electrónico, correo postal, oído en una reunión u otro lugar, o en la herramienta de gestión de tareas corporativa (si existe y se usa, claro).

Fase 2: Procesar

La bandeja de entrada es un sitio temporal donde están todas las cosas que tenemos que hacer, pero no es nuestra lista de tareas propiamente dicha. Periódicamente hay que procesar la bandeja de entrada. La naturaleza de nuestro trabajo y el sentido común nos ayudarán a decidir cada cuánto tiempo se procesa. Yo intento procesar después de una tarea larga, y como poco, una vez al día.

Procesar la bandeja de entrada no es más que ir recorriendo cada elemento de la lista (sin saltarse ninguno) y realizarse las siguientes preguntas, que conllevan cada una a su respectiva acción:

  • ¿Tardaré menos de 2 minutos? Hacerlo ya.
    Si es una tarea que con toda seguridad nos llevará a lo sumo 2 minutos resolverla, la haremos inmediatamente. No merece la pena que forme parte de mi lista de cosas por hacer algo que me puedo quitar tan rápidamente de encima.
  • ¿Es material de consulta? Archivarlo.
    Si es un documento, un folleto, un libro o cualquier cosa que necesitarás consultar en un momento indeterminado del futuro, archívalo. Sobre formas eficiente de archivar (y me refiero a ficheros físicos y digitales) podéis encontrar información en el propio libro de David Allen, pero no profundizaré más por el momento.
  • ¿Es un evento con fecha determinada? Cita en el calendario.
    Reuniones, llamadas telefónicas a una determinada hora, recordatorios futuros, y en general, cualquier cosa que no se pueda hacer ahora mismo, sino que deba esperar a un momento concreto, se incluirá en nuestro calendario.
  • ¿Es una tarea que deba delegar? Delegar y añadir a la lista “En espera“.
    Si delegarla no me lleva más de dos minutos, la delegamos ya y lo anotamos en una lista de tareas delegadas, que en adelante llamaremos “En espera”. Sobre el arte de delegar también daría para una serie de artículos, por lo que tampoco se profundizará más.
  • ¿Ninguna de las anteriores? Es una tarea pendiente, por lo que se incluye en la lista “Tareas

Fase 3: Hacer

Por último, la mayoría del tiempo realmente estaremos llevando a cabo una tarea de nuestra lista. Aquí surge la pregunta: ¿qué tarea hago primero de mi lista? ¿Uso un sistema de prioridades? ¿Las clasifico por importantes, urgentes, etc? Yo simplemente uso el sentido común, la experiencia y el instinto en cada situación para elegir qué debo hacer en primer lugar. Si algo es importante y/o urgente, lo coloco en los primeros puestos de la lista. Cuando debo comenzar una nueva tarea, echo un vistazo y determino cual será la siguiente. He probado multitud de sistemas para priorizar, ordenar, etc, y ninguno me dio resultado. A veces la mejor tarea a realizar depende del momento del día y del tiempo que tengas para hacerla, sin más.

Conclusión

Como se ve, he simplificado al máximo el procedimiento a seguir en cada caso, y por ello quizá haya personas que necesiten fases intermedias, incrementar la frecuencia de procesado, o tener en cuenta otros factores durante el procesado. Ya queda en manos de cada cual adaptarlo a sus necesidades.

En este artículo hemos hablado de la bandeja de entrada, del calendario, de las listas de espera y la de tareas, pero ¿a qué me refiero exactamente con cada una de ellas? Veremos en el siguiente artículo cómo implemento yo cada uno de ellos.

Written by Recacha

26 agosto 2012 at 1:00

Organización y productividad: mi método (parte II)

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Los Principios del Método

Como contaba en la primera entrega sobre el método de organización que sigo, para que funcione hay que tener claras las reglas a seguir.

Requisitos

Cualquier método de organización que nos propongamos, para que tenga éxito, debe cumplir básicamente con estos tres requisitos:

  1. Estar convencido de que necesitas un método para organizarte
    Si crees que no lo necesitas no hace falta que lo intentes. Primero tienes que estar convencido. Los síntomas que indican que lo necesitas son, entre otros, la sensación de no poder abarcar todas las tareas, bloquearte, quedarte en blanco mientras realizar una tarea, etc.
  2. Que el método sea claro y fácil de llevar a cabo
    De nada sirve tener un método si nos supone un gran esfuerzo llevarlo a cabo. Tienes que tener muy claro qué hacer en cada situación para tenerlo todo controlado, y para eso, el método debe ser tan simple como sea posible.
  3. El método es sagrado
    Si te saltas las reglas, volverá la desorganización, y esto genera desconfianza en el método. Si no confías en él, no es eficaz, por lo tanto, las reglas de tu método deben ser sagradas.

Los 4 mandamientos

¿Cuáles son esas reglas de las que hablaba? En mi caso, he podido agruparlas todas bajo 4 preceptos:

  1. Todo lo que tengo que hacer está en mi sistema de organización, NO en mi cabeza
    Siempre fui olvidadizo y despistado. Tener un sistema en el que confío me cambió la vida en este aspecto. Todo lo que tengo que hacer siempre está apuntado en un sitio que sé que revisaré frecuentemente. Si algo lo tenemos solo en nuestra memoria, el cerebro se encargará de interrumpirte a cada instante para recordarte lo que tienes que hacer.
  2. Solo puedo hacer una cosa a la vez de forma eficiente
    Si hay dos cosas que tienen que estar hechas ya, son urgentes e importantes, y no se pueden aplazar hasta un momento posterior, solo debes recordar que es imposible hacer las dos a la vez. Coge una de ella y ponte a hacerla; cuando termines harás la otra. Si no sabes por cual empezar, piensa un momento en qué ocurre con cada una si la terminas más tarde. Si aún así te es imposible determinar la más prioritaria, haz una de ellas al azar, pero empieza ya.
  3. Delegar una tarea no es desentenderse de ella
    El arte de delegar es complejo, pero ante todo debemos tener presente que algo que hemos delegado no significa que nos podamos desentender. Es importante tenerlo controlado para verificar que se acaba llevando a cabo aquello que delegamos.
  4. No procrastinar
    Procrastinar es, básicamente, dejar algo para otro momento porque no nos guste hacerlo, o porque nos guste más realizar otra tarea. Si hay que hacer algo, cuanto antes lo afrontes mejor.

En el próximo artículo explicaré las fases en las que divido todo el proceso.

Written by Recacha

19 agosto 2012 at 1:00

Organización y productividad: mi método (parte I)

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Introducción

Como buen aficionado al método GTD (“Getting Things Done“) de David Allen, hace unos años decidí implementar un método, basado en las directrices del propio Allen y de otros expertos, que me permitiese ser más productivo. Durante todo este tiempo he ido puliendo ese método, y el pasado 9 de marzo hice una exposición del mismo a mis compañeros de Viavansi con el objetivo de provocar el debate, que los demás compartiesen sus impresiones y que entre todos lográsemos una forma de organizarnos más eficiente. Este es el primer post de un un total de 6 en los que intentaré describir ese método.

¿Qué es “el método”?

El método no es más que un conjunto de reglas y procedimientos a seguir en nuestro quehacer diario. El objetivo de este no es más que aumentar la productividad, es decir, hacer más tareas en el mismo tiempo.

Ser productivo nos hace felices

Tener un método que mejore sustancialmente nuestra productividad tiene un conjunto de implicaciones, y todas ellas son positivas: hacer las tareas en menos tiempo, estar más concentrado mientras las realizas, aumentar la calidad del trabajo realizado, satisfacción de tus superiores y compañeros, satisfacción del cliente para el que trabajas, y cómo no, satisfacción personal. Por lo tanto, estoy convencido de que ser más productivo nos hace más felices. No conozco a nadie que tras un día en el que haya rendido a un alto nivel en su trabajo, haya acabado cabizbajo y lamentándolo.

No tener ningún método es peor que el peor de los métodos

Aumento de la productividad con la implantación de un método
A poco que nos empecemos a esforzar en tener un método de organización personal, veremos cómo la productividad aumenta exponencialmente. Esto anima mucho cuando se empieza a implementar el método, pero como explicaré en el próximo post, hay que tener muy claros los requisitos que debe cumplir y tenerlos siempre presentes, para evitar que todo quede en una intención que nunca se llega a consolidar.

En la segunda entrega os enumeraré los principios del método.

Written by Recacha

12 agosto 2012 at 11:17