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Organización y productividad: mi método (parte V)

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Time Tracking

Si trabajas en uno o varios proyectos, es probable que tu empresa quiera llevar un control del tiempo dedicado a cada tarea. Esto reporta una información muy importante, y en ocasiones se minimiza su valor porque la calidad de los datos no es buena, aunque no es el objetivo de este apartado enumerar las bondades del time tracking.

Desde el punto de vista de los trabajadores, a la hora de imputar horas en tareas, a menudo se encuentran con la obligación de recordar qué tareas realizaron los últimos días y cuánto tiempo dedicó a cada una. Salvo privilegiadas excepciones, nuestra memoria nos jugará malas pasadas y dependiendo del caso, la información reportada será muy poco precisa o incluso errónea.

Apuntar antes de empezar

Para mí, la clave está en registrar qué tarea se va a hacer justo antes de empezar. Cualquier momento posterior puede ser tarde para recordar a qué hora comenzaste a hacer cada cosa. Al principio cuesta un poco acostumbrarse, pero es una dinámica que se adquiere a los pocos días. Si estoy haciendo algo y, por el motivo que sea, cambio de tarea, anoto la hora y la tarea que voy a comenzar, y ya puedo centrarme en ella al 100%. Cuando esto se convierte en un hábito, tu mente no te deja empezar nada si no lo has registrado.

Herramientas de Time Tracking

Existen multitud de programas para controlar el tiempo. Yo he probado muchos, pero ninguno me gustó del todo. Al final, el más práctico en mi caso ha sido una simple hoja de cálculo con las siguientes columnas:

  • Día: solo pongo el día en la primera tarea que empiezo cada día, el resto lo dejo en blanco y asumo que es el mismo día que el anterior
  • Hora inicio
  • Tiempo total: lo dejo vacío hasta que llegue la hora de imputar o cerrar el informe de horas
  • Proyecto: Si trabajas en más de un proyecto, se indica en cual.
  • Nº de tarea:  Si la tarea que haces tiene asociado un número y te resulta útil registrarlo, es el momento de indicarlo.
  • Descripción: Explicación clara y concisa de la tarea que empiezas (por ejemplo: “Reunión con Carlos”, “Análisis del modelo de datos”, etc).

La hora de fin viene determinada por el comienzo de la siguiente tarea, o si es la última que se realiza en el día, añado una línea solo con la hora de salida.

De cualquier forma, como en todo, la mejor herramienta es aquella con la que te sientes cómodo y te resulta fácil y agradable, lo importante es usarla en el momento oportuno y para ello debe estar siempre a tu disposición. Para evitar que se me olvide, yo hice que se abriese automáticamente mi hoja de cálculo TimeTraking al iniciar el ordenador.

Practicidad

Al final uno no debe obsesionarse con registrar al minuto cada cosa que haga, o registrar tareas insignificantes. Dependerá de cada caso si necesitas más o menos precisión, pero normalmente basta con un redondeo a 5 minutos. Sobre el tiempo de descanso, hay organizaciones que prefieren que se incluyan en las imputaciones y otras no. Si son descansos cortos (menos de 5 minutos) normalmente basta con no anotar nada y que forme parte de la tarea que estabas haciendo; si son largos (desayuno, almuerzo, etc) yo suelo anotarlos como una tarea más, con su hora de inicio. A la hora de imputarla, se sigue el criterio especificado por la empresa: repartirlo entre otras tareas, imputarlo como tiempo no trabajado, etc.

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Written by Recacha

09 septiembre 2012 a 5:00

Una respuesta

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