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Analizando

Organización y productividad: mi método (parte IV)

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Implementación del método

En artículos anteriores hemos visto qué es eso del método, qué requisitos debe cumplir, y por qué fases pasa. Algunos de los que se adentran en el mundo GTD, se pierden en la implementación del método. Desde mi punto de vista es un error muy común dejarnos llevar por la última herramienta online que te permite gestionar tareas (a lo Remember the Milk) o esa aplicación para el smartphone tan atractiva y que hace tantas cosas.

Mi implementación asume que se tiene un ordenador como herramienta principal de trabajo; si no es tu caso y lo quieres aplicar, tendrás que adaptarlo a tus necesidades. Suponiendo que se disponga de él, recomendaría que se olvidase en un principio de todas las aplicaciones que comenté antes, y se empezase con archivos de texto. Al menos en mi caso, tras probar muchos de los gestores de tareas más populares, he acabado siempre en el documento de texto. Me da esa agilidad que nunca llegué a tener con otras herramientas. En mi caso, uso lo siguiente:

  • Bandeja de entrada: inbox.txt + un espacio en la mesa del tamaño de un folio
  • Lista de tareas: tareas.txt
  • Lista en espera: en_espera.txt
  • Calendario: Google Calendar

Bandeja de entrada

Lo más importante es tenerla tan a mano como sea posible. El archivo inbox.txt es el primero que abro al encender el ordenador (de hecho lo programé para que se hiciese automáticamente junto con tareas.txt y en_espera.txt). Cuando me llega una tarea que hacer, lo apunto ahí sin más, al final de la lista, sin ningún orden. Una nueva línea para cada tarea, por insignificante que sea.

Por otro lado, la bandeja de entrada física estará destinada a los documentos, folletos, notas, libros, etc que nos lleguen. Si no tienes la típica caja de plástico, es suficiente con reservar un sitio en la mesa que solo servirá para poner ahí las cosas que te llegan.

Lista de tareas

Tiene el mismo formato que la bandeja de entrada: cada línea una tarea. En este caso el orden sí importa: suelo tener en primer lugar las que tengo que hacer antes, pero sin obsesionarme por ordenarlas, simplemente las importantes por arriba, el resto después.

Lista en espera

Nuevamente otro archivo de texto, en cada línea una tarea delegada e información básica sobre la misma si fuese relevante: fecha en que lo delegué, a quién lo delegué y qué medio usé para ello (email, teléfono, etc).

Calendario

Yo uso Google Calendar porque llevo años haciéndolo y su uso me resulta intuitivo y natural. Es muy potente, y se le puede sacar mucho partido, pero si eres de los de agenda de toda la vida, no hay necesidad de cambiarla. Solo hay que tener un calendario, del tipo que sea, siempre dispuesto para añadirle citas.

Y realmente no se necesita nada más, aunque es en muchos casos necesitaréis guardar un registro de lo que hacéis. En la próxima entrega hablaremos de eso, del Time Tracking.

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Written by Recacha

02 septiembre 2012 a 5:00

Una respuesta

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  1. […] Implementación del método. […]


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