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Archive for septiembre 2012

Trabajar con un ordenador lento es demasiado caro

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Algunas empresas no son conscientes de lo caro que sale tener a trabajadores con ordenadores lentos (no necesariamente muy antiguos). Y no me refiero solo a trabajadores del mundo de las tecnologías, sino a cualquier puesto que requiera como herramienta principal un ordenador, como por ejemplo un administrativo. En adelante tomaré como ejemplo a un programador junior mileurista para demostrar que incluso cobrando muy poco, sale demasiado caro no darle la herramienta que necesita.

El tiempo que se pierde es solo el principio

Un programador con un ordenador lento, ve como cada tarea que intenta realizar incorpora pequeños retrasos. Esos pocos segundos (o milisegundos) no son el problema en sí mismos, sino todo lo que conlleva las continuas interrupciones: pérdidas de concentración en lo que estabas haciendo, la distracción al ver que no reacciona y frenar el flujo de la actividad que estabas realizando. Esto sumado una y otra vez, hace muy difícil mantener un buen nivel de concentración en lo que se hace, y en muchos casos lleva a la frustración y a la desmotivación al cabo de un rato. Es como si tuvieses que trabajar con alguien detrás que te toca el hombro cada 30 segundos para preguntarte cómo te llamas: aunque lo intentes ignorar, acaba por sacarte de tus casillas.

Al final del día acabas rendido, harto y asqueado, y al día siguiente lo mismo, y si se entra en esa peligrosa espiral, el rendimiento del trabajo a final de mes cae en picado irremediablemente. Sería muy complejo estimar qué porcentaje de tiempo hemos perdido a lo largo de un mes por esta causa, pero me aventuro a afirmar que en el mejor de los casos, el rendimiento se vería mermado entre un 10 y un 15%, pudiendo llegar perfectamente a un 50% si el ordenador es demasiado lento y el trabajo a realizar requiere mucho cálculo computacional.

Traducimos a euros

Si estás de acuerdo con la estimación hecha antes, sería fácil calcular en cuánto dinero se traduce esa merma de productividad. Como decía al principio, pongamos por caso un programador junior mileurista, es decir, que cobre unos 15.000 € brutos anuales. Para la empresa, a parte de lo que cobra el trabajador hay que sumar la Seguridad Social, gastos indirectos, coste de las vacaciones, y un largo etcétera que multiplican ese bruto por 1,5 aproximadamente (estando el factor en muchos casos más cerca de 2 que de 1). No es mi objetivo desglosar el coste de un trabajador, pero me entenderéis si digo que facturar 20 € la hora de este programador no es precisamente tener mucho margen.

Si asumimos ese precio por hora (no coste para la empresa, sino cantidad que debería facturar por cada hora de trabajo), que esa persona rinda un 15% menos supone más de 500 € de diferencia al mes: 8 h al día, por 22 días al mes son 176 h mensuales, por 20 € saldrían 3.520 €, cuyo 15 % son 528 €. No son pérdidas reales para la empresa, pero como cantidad de trabajo podría estar suponiendo facturar 500 € menos al mes simplemente por no tener la herramienta de trabajo adecuada.

Ahorrando costes

Comprar al programador cada 2,5 años un portátil de última generación (pongamos 1.400 € sin IVA, ya que hablamos de una empresa) supondrían 47 € al mes; comparados con los 500 € que hemos calculado antes, suponen una cantidad irrisoria. No estoy ni siquiera teniendo en cuenta el valor residual que tendrán esos ordenadores a los 2,5 años, ni que el gasto del ordenador nos hará mejorar la cuenta de resultados.

¿Qué hacemos con esos portátiles de 2 años y medio que están como nuevos? Evidentemente es un plazo estimado, aunque lo normal es que dure más. De todas formas, si se decide renovarlo, los “viejos” portátiles pueden seguir siendo muy útiles como servidores internos para pruebas de estrés, testing, repositorios secundarios, backups, etc. También se pueden vender en el mercado de segunda mano y recuperar una parte de la inversión o incluso donarlo a colegios u otras instituciones que hagan un buen uso de ellos.

Conclusión

En definitiva, da igual si los números que expongo son más o menos exactos. Lo importante es ser conscientes de que el coste de un ordenador es una inversión necesaria para mantener la productividad de los trabajadores que dependen de él, y al final del todo, más productividad significa más ingresos para la empresa. Precisamente ahora que miramos tanto por la austeridad, sustituir los ordenadores lentos por otros nuevos puede suponer un gran ahorro económico y un extra de motivación para el empleado.

Written by Recacha

18 septiembre 2012 at 18:14

Publicado en Productividad

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Organización y productividad: mi método (parte VI)

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¿Cómo empezar?

Ya estás convencido de usar un método, y quieres ponerlo en práctica, ¿qué necesito? ¿cuándo empiezo? Creo que no hay ninguna razón para no empezar YA. Solo necesitas:

  1. Crear 3 archivos de texto: “Inbox”, “Lista de tareas” y “Lista en espera”
  2. Crea una hoja de cálculo con las columnas que necesites para el TimeTracking. A mí me basta con “Día”, “Hora inicio”, “Tiempo total”, “Proyecto”, “Nº de tarea” y “Descripción”.
  3. Configura las notificaciones de tu gestor de calendarios (Google Calendar o similar).
  4. ¡Y sigue tu propio método!

Este es el último artículo de la serie. Si sirvió para que alguien mejore su productividad, con estas u otras ideas, habrá merecido la pena. Si tenéis ideas que aportar no dudad en dejar un comentario.

Aquí tenéis el índice completo de entradas:

  1. Introducción.
  2. Los principios del método: requisitos y los 4 mandamientos.
  3. Las 3 fases.
  4. Implementación del método.
  5. Time Tracking
  6. ¿Cómo empezar?

Written by Recacha

16 septiembre 2012 at 6:00

Organización y productividad: mi método (parte V)

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Time Tracking

Si trabajas en uno o varios proyectos, es probable que tu empresa quiera llevar un control del tiempo dedicado a cada tarea. Esto reporta una información muy importante, y en ocasiones se minimiza su valor porque la calidad de los datos no es buena, aunque no es el objetivo de este apartado enumerar las bondades del time tracking.

Desde el punto de vista de los trabajadores, a la hora de imputar horas en tareas, a menudo se encuentran con la obligación de recordar qué tareas realizaron los últimos días y cuánto tiempo dedicó a cada una. Salvo privilegiadas excepciones, nuestra memoria nos jugará malas pasadas y dependiendo del caso, la información reportada será muy poco precisa o incluso errónea.

Apuntar antes de empezar

Para mí, la clave está en registrar qué tarea se va a hacer justo antes de empezar. Cualquier momento posterior puede ser tarde para recordar a qué hora comenzaste a hacer cada cosa. Al principio cuesta un poco acostumbrarse, pero es una dinámica que se adquiere a los pocos días. Si estoy haciendo algo y, por el motivo que sea, cambio de tarea, anoto la hora y la tarea que voy a comenzar, y ya puedo centrarme en ella al 100%. Cuando esto se convierte en un hábito, tu mente no te deja empezar nada si no lo has registrado.

Herramientas de Time Tracking

Existen multitud de programas para controlar el tiempo. Yo he probado muchos, pero ninguno me gustó del todo. Al final, el más práctico en mi caso ha sido una simple hoja de cálculo con las siguientes columnas:

  • Día: solo pongo el día en la primera tarea que empiezo cada día, el resto lo dejo en blanco y asumo que es el mismo día que el anterior
  • Hora inicio
  • Tiempo total: lo dejo vacío hasta que llegue la hora de imputar o cerrar el informe de horas
  • Proyecto: Si trabajas en más de un proyecto, se indica en cual.
  • Nº de tarea:  Si la tarea que haces tiene asociado un número y te resulta útil registrarlo, es el momento de indicarlo.
  • Descripción: Explicación clara y concisa de la tarea que empiezas (por ejemplo: “Reunión con Carlos”, “Análisis del modelo de datos”, etc).

La hora de fin viene determinada por el comienzo de la siguiente tarea, o si es la última que se realiza en el día, añado una línea solo con la hora de salida.

De cualquier forma, como en todo, la mejor herramienta es aquella con la que te sientes cómodo y te resulta fácil y agradable, lo importante es usarla en el momento oportuno y para ello debe estar siempre a tu disposición. Para evitar que se me olvide, yo hice que se abriese automáticamente mi hoja de cálculo TimeTraking al iniciar el ordenador.

Practicidad

Al final uno no debe obsesionarse con registrar al minuto cada cosa que haga, o registrar tareas insignificantes. Dependerá de cada caso si necesitas más o menos precisión, pero normalmente basta con un redondeo a 5 minutos. Sobre el tiempo de descanso, hay organizaciones que prefieren que se incluyan en las imputaciones y otras no. Si son descansos cortos (menos de 5 minutos) normalmente basta con no anotar nada y que forme parte de la tarea que estabas haciendo; si son largos (desayuno, almuerzo, etc) yo suelo anotarlos como una tarea más, con su hora de inicio. A la hora de imputarla, se sigue el criterio especificado por la empresa: repartirlo entre otras tareas, imputarlo como tiempo no trabajado, etc.

Written by Recacha

09 septiembre 2012 at 5:00

Solucionar problema al actualizar de JOOReports a JODReports

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JODReports es un proyecto para generar documentos dinámicamente desde aplicaciones JAVA, usando plantillas en formato OpenDocument (por ejempo OpenOffice o LibreOffice). Hasta la versión 2.0 se llamaba JOOReports (nótese el cambio en la 3ª letra), y si te decides actualizar a una versión nueva, podrás encontrar que al generarse el documento, no se sustituyen los valores de los campos por los del Map usado al generarlo, sino que el documento generado es exactamente igual que la plantilla.

Esto ocurre porque en JOOReports, la antigua versión, para añadir un campo en tu plantilla bastaba con insertar un campo, ponerle un nombre y ya está. A partir de la versión 2.1, con JODReports, los campos de la plantilla se añaden de la siguiente forma:

  1. CONTROL + F2 (o Insertar > Campos > Otros…)
  2. En la pestaña “Funciones” seleccionar “Campo de entrada” y en el campo “Indicación” poner JOOScript.
  3. Al insertar, especificar el campo como ${campo}

¿Qué ocurre si ya tenemos multitud de plantillas sin que los campos cumplan con estas nuevas restricciones? Si usamos la versión 2.3 o superior de JODReports, tenemos una alternativa: establecer el parámetro de configuración process_jooscript_only a false. Lo haríamos así:

Map configurations = template.getConfigurations();
configurations.put("process_jooscript_only", Boolean.FALSE);

Más información aquí.

Written by Recacha

04 septiembre 2012 at 5:00

Publicado en Java

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Organización y productividad: mi método (parte IV)

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Implementación del método

En artículos anteriores hemos visto qué es eso del método, qué requisitos debe cumplir, y por qué fases pasa. Algunos de los que se adentran en el mundo GTD, se pierden en la implementación del método. Desde mi punto de vista es un error muy común dejarnos llevar por la última herramienta online que te permite gestionar tareas (a lo Remember the Milk) o esa aplicación para el smartphone tan atractiva y que hace tantas cosas.

Mi implementación asume que se tiene un ordenador como herramienta principal de trabajo; si no es tu caso y lo quieres aplicar, tendrás que adaptarlo a tus necesidades. Suponiendo que se disponga de él, recomendaría que se olvidase en un principio de todas las aplicaciones que comenté antes, y se empezase con archivos de texto. Al menos en mi caso, tras probar muchos de los gestores de tareas más populares, he acabado siempre en el documento de texto. Me da esa agilidad que nunca llegué a tener con otras herramientas. En mi caso, uso lo siguiente:

  • Bandeja de entrada: inbox.txt + un espacio en la mesa del tamaño de un folio
  • Lista de tareas: tareas.txt
  • Lista en espera: en_espera.txt
  • Calendario: Google Calendar

Bandeja de entrada

Lo más importante es tenerla tan a mano como sea posible. El archivo inbox.txt es el primero que abro al encender el ordenador (de hecho lo programé para que se hiciese automáticamente junto con tareas.txt y en_espera.txt). Cuando me llega una tarea que hacer, lo apunto ahí sin más, al final de la lista, sin ningún orden. Una nueva línea para cada tarea, por insignificante que sea.

Por otro lado, la bandeja de entrada física estará destinada a los documentos, folletos, notas, libros, etc que nos lleguen. Si no tienes la típica caja de plástico, es suficiente con reservar un sitio en la mesa que solo servirá para poner ahí las cosas que te llegan.

Lista de tareas

Tiene el mismo formato que la bandeja de entrada: cada línea una tarea. En este caso el orden sí importa: suelo tener en primer lugar las que tengo que hacer antes, pero sin obsesionarme por ordenarlas, simplemente las importantes por arriba, el resto después.

Lista en espera

Nuevamente otro archivo de texto, en cada línea una tarea delegada e información básica sobre la misma si fuese relevante: fecha en que lo delegué, a quién lo delegué y qué medio usé para ello (email, teléfono, etc).

Calendario

Yo uso Google Calendar porque llevo años haciéndolo y su uso me resulta intuitivo y natural. Es muy potente, y se le puede sacar mucho partido, pero si eres de los de agenda de toda la vida, no hay necesidad de cambiarla. Solo hay que tener un calendario, del tipo que sea, siempre dispuesto para añadirle citas.

Y realmente no se necesita nada más, aunque es en muchos casos necesitaréis guardar un registro de lo que hacéis. En la próxima entrega hablaremos de eso, del Time Tracking.

Written by Recacha

02 septiembre 2012 at 5:00