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Organización y productividad: mi método (parte III)

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Las 3 Fases

A los conocedores del método GTD, las 3 fases que sigo en mi sistema de organización les resultarán familiares.

Fase 1: Recopilar

Como no queremos que ninguna tarea pendiente esté en nuestra cabeza, cualquiera que sea la forma en que nos lleguen las nuevas cosas que hacer, debemos tener un sitio donde soltarlo inmediatamente, olvidarnos, y seguir con lo que estuviésemos haciendo. Es la bandeja de entrada. De momento hablaré de la bandeja de entrada como concepto, más adelante me centraré en la implementación.

Los medios más frecuentes para que nos lleguen tareas son el teléfono, el correo electrónico, correo postal, oído en una reunión u otro lugar, o en la herramienta de gestión de tareas corporativa (si existe y se usa, claro).

Fase 2: Procesar

La bandeja de entrada es un sitio temporal donde están todas las cosas que tenemos que hacer, pero no es nuestra lista de tareas propiamente dicha. Periódicamente hay que procesar la bandeja de entrada. La naturaleza de nuestro trabajo y el sentido común nos ayudarán a decidir cada cuánto tiempo se procesa. Yo intento procesar después de una tarea larga, y como poco, una vez al día.

Procesar la bandeja de entrada no es más que ir recorriendo cada elemento de la lista (sin saltarse ninguno) y realizarse las siguientes preguntas, que conllevan cada una a su respectiva acción:

  • ¿Tardaré menos de 2 minutos? Hacerlo ya.
    Si es una tarea que con toda seguridad nos llevará a lo sumo 2 minutos resolverla, la haremos inmediatamente. No merece la pena que forme parte de mi lista de cosas por hacer algo que me puedo quitar tan rápidamente de encima.
  • ¿Es material de consulta? Archivarlo.
    Si es un documento, un folleto, un libro o cualquier cosa que necesitarás consultar en un momento indeterminado del futuro, archívalo. Sobre formas eficiente de archivar (y me refiero a ficheros físicos y digitales) podéis encontrar información en el propio libro de David Allen, pero no profundizaré más por el momento.
  • ¿Es un evento con fecha determinada? Cita en el calendario.
    Reuniones, llamadas telefónicas a una determinada hora, recordatorios futuros, y en general, cualquier cosa que no se pueda hacer ahora mismo, sino que deba esperar a un momento concreto, se incluirá en nuestro calendario.
  • ¿Es una tarea que deba delegar? Delegar y añadir a la lista “En espera“.
    Si delegarla no me lleva más de dos minutos, la delegamos ya y lo anotamos en una lista de tareas delegadas, que en adelante llamaremos “En espera”. Sobre el arte de delegar también daría para una serie de artículos, por lo que tampoco se profundizará más.
  • ¿Ninguna de las anteriores? Es una tarea pendiente, por lo que se incluye en la lista “Tareas

Fase 3: Hacer

Por último, la mayoría del tiempo realmente estaremos llevando a cabo una tarea de nuestra lista. Aquí surge la pregunta: ¿qué tarea hago primero de mi lista? ¿Uso un sistema de prioridades? ¿Las clasifico por importantes, urgentes, etc? Yo simplemente uso el sentido común, la experiencia y el instinto en cada situación para elegir qué debo hacer en primer lugar. Si algo es importante y/o urgente, lo coloco en los primeros puestos de la lista. Cuando debo comenzar una nueva tarea, echo un vistazo y determino cual será la siguiente. He probado multitud de sistemas para priorizar, ordenar, etc, y ninguno me dio resultado. A veces la mejor tarea a realizar depende del momento del día y del tiempo que tengas para hacerla, sin más.

Conclusión

Como se ve, he simplificado al máximo el procedimiento a seguir en cada caso, y por ello quizá haya personas que necesiten fases intermedias, incrementar la frecuencia de procesado, o tener en cuenta otros factores durante el procesado. Ya queda en manos de cada cual adaptarlo a sus necesidades.

En este artículo hemos hablado de la bandeja de entrada, del calendario, de las listas de espera y la de tareas, pero ¿a qué me refiero exactamente con cada una de ellas? Veremos en el siguiente artículo cómo implemento yo cada uno de ellos.

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Written by Recacha

26 agosto 2012 a 1:00

2 comentarios

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  1. […] artículos anteriores hemos visto qué es eso del método, qué requisitos debe cumplir, y por qué fases pasa. Algunos de los que se adentran en el mundo GTD, se pierden en la implementación del método. […]


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